公司秘书的职责是什么？综合指南

公司秘书的职责是什么？全面解析

核心职责一览

公司秘书不仅是行政角色，更是组织治理运作的关键枢纽。他们在以下各方面发挥着不可或缺的作用：

1. 确保法规合规性

• 追踪法律更新：持续关注影响公司运营的法律法规变化。

• 提交法定文件：负责递交年度报告、财务报表等资料至相关监管机构。

• 合规咨询：为董事会提供法律指导，确保公司实践符合法定要求。

• 风险防护：防止因不合规带来的严重处罚与法律后果。

2. 维护公司记录

• 法定注册册管理：记录成员、董事与抵押等信息。

• 会议档案记录：整理董事会及股东会的所有决议与会议记录。

• 历程档案建立：建立公司关键决策与变更的时间线。

3. 组织董事与股东会议

• 会议安排：确保会议时间与流程符合法规与公司章程要求。

• 文件准备：编制会议议程、资料包，预先分发给与会者。

• 纪要记录：记录会议决策与行动项，确保透明度与可追溯性。

4. 提供公司治理建议

• 治理政策制定：建议并实施最佳管理实践与治理规范。

• 董事培训与评估：协助建立董事会评估及培训机制。

• 诚信维护：通过标准化程序保障公司问责与诚信建设。

5. 管理股东关系

• AGM/EGM 组织：策划年度与特别股东大会。

• 沟通公司重大事项：向股东传达业绩、决策与经营计划。

• 支持股东查询及投票程序：协助处理股东提问、投票事务。

6. 对接监管机构

• 备案与回报：向SSM、证监会等监管部门提交必要文件。

• 应对监管调查：代表公司进行问询与配合审计。

• 持续披露合规：确保公司公开资讯准时、准确。

7. 支持道德与风险管理

• 道德政策落实：协助制定反腐败、利益冲突披露等规章制度。

• 风险管理框架搭建：帮助公司识别、评估并减轻关键风险。

• 定期稽核点评估：监控落实情况，确保合规与诚信标准持续执行。

8. 协助战略决策

• 提供治理建议：确保战略举措符合所有法律商业规范。

• 优化董事与管理层沟通：建立治理与管理层之间高效传达机制。

• 参与重大决策推进：保障战略方向顺畅实施与持续监督。

 常见问题解答（FAQ）

公司秘书的主要职责是什么？
公司秘书的职责是确保公司遵守法定和监管要求，维护良好的公司记录，协助召开董事会议，并支持公司治理流程。他们在董事会、股东与监管机构之间的沟通中起着关键作用。

所有马来西亚公司都必须设立公司秘书吗？
是的，根据《2016年公司法令》，所有马来西亚的私人有限公司（Sdn. Bhd.）必须在成立后的30天内委任一名持牌公司秘书。

董事可以兼任公司秘书吗？
不可以。唯一董事不能兼任公司秘书。被委任的秘书必须是向马来西亚公司委员会（SSM）注册的合格人士，并持有有效的执业证书。

在马来西亚，公司秘书必须具备什么资格？
马来西亚的公司秘书必须是：

• 指定专业团体的成员（如 MAICSA），或

• 根据《2016年公司法令》第235(2)(b)条款获得SSM颁发执照的人士。

如果没有公司秘书会有什么后果？
若没有合资格的公司秘书，公司将面临违规风险，包括延误申报、法律处罚，甚至可能被有关当局除名。

HL Khoo Group 如何协助我的企业处理秘书事务？
我们提供按年收费的公司秘书服务，协助您的企业始终符合马来西亚相关法规。我们的团队会专业且及时地处理您的法定文件、公司治理流程及各类监管申报事项。

公司秘书可以提供法律意见吗？
虽然公司秘书并非法律顾问，但他们能就监管合规、公司法事务和治理最佳实践提供专业建议。若涉及法律纠纷或合同问题，建议咨询公司律师。

HL Khoo Group 可以担任我们的指定公司秘书吗？
可以。HL Khoo Group 提供全面的公司秘书服务，包括担任您的指定公司秘书，全权处理公司的合规、治理与法定申报工作，确保高效与合法运作。