Apakah yang dilakukan oleh Setiausaha Korporat? Panduan Komprehensif

Apakah Tugas Setiausaha Syarikat? Panduan Komprehensif

Pengenalan

Dalam persekitaran korporat moden, Setiausaha Syarikat merupakan komponen penting bagi setiap organisasi. Peranan mereka bukan sekadar pentadbiran—mereka memastikan pematuhan undang-undang, menyokong tadbir urus korporat dan menjadi penghubung utama antara Lembaga Pengarah, pihak pengurusan dan para pemegang saham.

Menjamin Pematuhan Undang-Undang dan Peraturan

Antara tanggungjawab utama Setiausaha Syarikat adalah memastikan syarikat mematuhi semua undang-undang dan peraturan yang berkenaan:

• Memantau perubahan undang-undang yang memberi kesan kepada operasi syarikat.

• Mengemukakan dokumen berkala kepada badan pengawalseliaan seperti penyata kewangan tahunan dan Borang Tahunan (Annual Return).

• Memberi panduan undang-undang kepada Lembaga Pengarah agar semua amalan syarikat selari dengan peraturan semasa.

HL Khoo Group menawarkan perkhidmatan setiausaha secara langganan untuk memastikan pematuhan undang-undang secara konsisten dan profesional.

Menyelenggara Rekod Korporat

Ketelusan dan akauntabiliti bergantung kepada rekod korporat yang lengkap dan tepat. Tanggungjawab utama termasuk:

• Menyimpan daftar rasmi syarikat—ahli, pengarah dan cagaran.

• Menyediakan minit mesyuarat Lembaga dan Mesyuarat Agung Pemegang Saham.

• Mendokumentasikan keputusan penting sebagai rekod undang-undang dan kronologi sejarah syarikat.

Mengurus Mesyuarat Lembaga dan Pemegang Saham

Setiausaha Syarikat juga memainkan peranan utama dalam merancang dan menyelaraskan mesyuarat korporat:

• Menjadualkan mesyuarat mengikut Akta Syarikat dan Perlembagaan Syarikat.

• Menyediakan agenda dan dokumentasi sokongan.

• Merakam minit mesyuarat dan memastikan keputusan didokumenkan secara rasmi.

Memberi Nasihat Tadbir Urus Korporat

Setiausaha Syarikat turut menjadi penasihat kepada Lembaga dalam hal tadbir urus, termasuk:

• Menyediakan dasar tadbir urus yang selari dengan amalan terbaik.

• Memastikan operasi Lembaga dan jawatankuasa mereka mematuhi undang-undang.

• Menyediakan panduan untuk penilaian dan latihan pengarah.

Mengurus Hubungan Dengan Pemegang Saham

Hubungan yang baik dan telus dengan pemegang saham adalah asas reputasi syarikat. Setiausaha Syarikat akan:

• Mengatur Mesyuarat Agung Tahunan (AGM) dan Luar Biasa (EGM).

• Mengedarkan maklumat prestasi syarikat dan keputusan penting.

• Mengurus pertanyaan pemegang saham dan proses pengundian.

Berurusan dengan Badan Pengawalseliaan

Sebagai wakil rasmi syarikat, Setiausaha Syarikat bertindak sebagai penghubung kepada agensi kerajaan seperti:

• Mengemukakan laporan dan notifikasi rasmi.

• Menjawab pertanyaan semasa audit atau siasatan.

• Menjamin pematuhan kepada keperluan pendedahan berkala.

Untuk maklumat lanjut, anda boleh lawati laman rasmi Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM).

 Memastikan Etika & Pengurusan Risiko

Setiausaha Syarikat juga memainkan peranan strategik dalam menegakkan piawaian etika dan mengurus risiko:

• Membantu mewujudkan polisi dalaman seperti pencegahan rasuah dan konflik kepentingan.

• Melaksanakan rangka kerja pengurusan risiko.

• Menjalankan audit pematuhan dan etika secara berkala.

Menyokong Proses Keputusan Strategik

Melalui penglibatan aktif, Setiausaha Syarikat membantu organisasi mencapai matlamat strategik:

• Memberi nasihat tadbir urus dalam pembuatan keputusan penting.

• Memastikan inisiatif strategik mematuhi undang-undang.

• Menyokong komunikasi antara Lembaga dan pihak pengurusan.

Soalan Lazim (FAQ)

Apakah peranan utama seorang Setiausaha Syarikat?
Setiausaha Syarikat bertanggungjawab memastikan syarikat mematuhi semua keperluan undang-undang dan peraturan, menyelenggara rekod korporat yang betul, memudahkan mesyuarat lembaga pengarah, dan menyokong proses tadbir urus syarikat. Mereka juga penting dalam memastikan komunikasi yang lancar antara lembaga pengarah, pemegang saham, dan pihak berkuasa pengawalseliaan.

Adakah Setiausaha Syarikat wajib untuk semua syarikat di Malaysia?
Ya. Di bawah Akta Syarikat 2016, semua syarikat Sendirian Berhad (Sdn. Bhd.) di Malaysia wajib melantik seorang Setiausaha Syarikat berlesen dalam tempoh 30 hari selepas penubuhan syarikat.

Bolehkah pengarah juga bertindak sebagai Setiausaha Syarikat?
Tidak. Seorang pengarah tunggal tidak boleh bertindak sebagai Setiausaha Syarikat. Setiausaha yang dilantik mesti merupakan individu yang berkelayakan, berdaftar dengan Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM), dan memegang sijil amalan yang sah.

Apakah kelayakan yang perlu dimiliki oleh Setiausaha Syarikat di Malaysia?
Setiausaha Syarikat di Malaysia mestilah:

• Ahli badan profesional yang diiktiraf (contohnya MAICSA), atau

• Dilesenkan oleh SSM di bawah Seksyen 235(2)(b) Akta Syarikat 2016.

Apakah akibat jika tidak mempunyai Setiausaha Syarikat?
Menjalankan perniagaan tanpa Setiausaha Syarikat yang berkelayakan boleh menyebabkan syarikat melanggar undang-undang, gagal membuat pemfailan tepat pada masanya, dikenakan penalti undang-undang, atau syarikat dibatalkan pendaftarannya oleh pihak berkuasa.

Bagaimana HL Khoo Group boleh membantu perniagaan saya dengan keperluan kesetiausahaan?
Kami menyediakan sokongan kesetiausahaan secara kontrak (retainer) dan membimbing perniagaan anda agar sentiasa patuh kepada undang-undang di Malaysia. Pasukan kami akan memastikan semua dokumen statutori, proses tadbir urus, dan pemfailan kepada pihak berkuasa dikendalikan secara profesional dan tepat pada masanya.

Adakah Setiausaha Syarikat memberi nasihat undang-undang?
Setiausaha Syarikat bukan penasihat undang-undang, tetapi mereka memberi panduan profesional berkaitan pematuhan peraturan, undang-undang syarikat, dan amalan tadbir urus terbaik. Untuk urusan pertikaian undang-undang atau kontrak, anda perlu mendapatkan khidmat peguam korporat.

Bolehkah HL Khoo Group bertindak sebagai Setiausaha Syarikat yang dinamakan?
Ya. HL Khoo Group menawarkan perkhidmatan kesetiausahaan korporat sepenuhnya, termasuk bertindak sebagai Setiausaha Syarikat yang dinamakan untuk mengurus pematuhan, tadbir urus, dan pemfailan statutori syarikat anda dengan cekap.