Dahulu, ketika saya menguruskan mesyuarat di luar negara, perkara yang paling saya tidak mahu dengar bukanlah “Bajet terlalu tinggi,” tetapi: “Jadual terlalu padat,” “Makan tidak selesa,” atau “Aktiviti membosankan.”
Jadi apabila syarikat memutuskan untuk mengadakan Persidangan Pengedar Asia Pasifik di Singapura tahun ini, diikuti dengan dua hari pelancongan santai, saya sebenarnya agak bimbang.

Namun, dari komunikasi awal hingga pelaksanaan di lokasi, semuanya berjalan lancar tanpa halangan — semuanya berkat rakan pelaksana tempatan kami, G K TRAVEL PTE LTD, dikenali sebagai Agensi Pelancongan Jinxi Singapura.
Artikel ini adalah catatan tentang bagaimana mereka menjadikan perjalanan mesyuarat + santai ini berjalan dengan penuh profesionalisme, tanpa tekanan, dan penuh kejutan yang menyenangkan.

Menggabungkan Mesyuarat dan Pelancongan Bukanlah Mudah
Pengalaman lalu menunjukkan, cabaran terbesar kumpulan mesyuarat ialah “konflik masa.”
Jika jadual mesyuarat berubah, susunan makan, pengangkutan, dan lawatan semua akan terganggu. Peserta sukar untuk benar-benar memberi tumpuan, seolah-olah hanya “mengikut prosedur.”

Bagi perjalanan ke Singapura kali ini, keperluan kami ialah:

Dua hari penuh mesyuarat rasmi

Kira-kira 60 peserta dari 8 negara

1.5 hari pelancongan budaya yang santai selepas mesyuarat, tidak meletihkan tetapi ada tarikan

Sokongan penuh termasuk sambutan pelbagai bahasa, penyediaan makanan, pengedaran bahan, dan logistik

Banyak agensi pelancongan mungkin enggan menerima projek yang “kompleks dan mencabar” ini. Namun G K Travel bukan sahaja bersetuju, malah pantas membentangkan pelan “mesyuarat + pelancongan santai bersepadu” yang terus meyakinkan kami untuk bekerjasama.

Lebih Daripada Sekadar Menyusun Itinerari
Pengurusan mesyuarat yang profesional, setanding syarikat perunding acara
Daripada susun atur dewan, aliran pendaftaran, kit mesyuarat, sehinggalah terjemahan serentak dan ujian teknikal, G K Travel melaksanakan semuanya mengikut piawaian syarikat pengurusan acara profesional.
Semasa pendaftaran, staf pelbagai bahasa menyambut tetamu, lencana nama berwarna untuk membezakan kumpulan, dan senarai kehadiran dikemas kini secara langsung. Malah ujian lampu dan bunyi dilakukan pada malam sebelumnya untuk memastikan tiada masalah.

Makan dan penginapan memenuhi cita rasa pelbagai negara
Peserta dari Malaysia, India, Thailand, Hong Kong dan lain-lain mempunyai keperluan pemakanan yang berbeza.
G K Travel berbincang awal dengan hotel untuk menyediakan label makanan dwibahasa, kawasan makanan vegetarian dan halal.
Yang lebih istimewa, setiap peserta menerima kad alu-aluan bertulis nama mereka beserta kata-kata motivasi ringkas — sentuhan kecil yang meninggalkan kesan besar.

Jadual santai tetapi penuh kenangan
Program 1.5 hari selepas mesyuarat tidak menggunakan konsep “lawatan tergesa-gesa,” sebaliknya disesuaikan dengan latar belakang peserta, termasuk:

Pelayaran malam Marina Bay Sands dengan pertunjukan cahaya dan majlis koktel alu-aluan

Lawatan budaya Kampong Glam dengan pengalaman sarapan tradisional

Makan tengah hari gaya pasar mini, di mana tetamu boleh makan, membeli-belah, dan berbual

Rentak ini santai, mesra sosial, dan benar-benar membantu semua orang beralih daripada suasana kerja kepada suasana santai.

Sentiasa Selangkah di Hadapan Dalam Penyelesaian Masalah
Seorang peserta penerbangannya lewat, G K Travel mengatur laluan imigresen khas dan menghantar bahan mesyuarat ke biliknya pada malam yang sama

Seorang tetamu dari Timur Tengah tiba awal sebelum staf bersedia, pasukan G K Travel segera menemani dan berkomunikasi dengannya

Selepas mesyuarat, beberapa peserta mahu memanjangkan tempoh lawatan, G K Travel membantu menukar tiket dan mencadangkan jadual baharu dengan cepat

Mereka bukan sekadar agensi pelancongan, tetapi rakan kerjasama acara korporat yang sebenar.

Penganjur Pun Diberi Perhatian
Sebagai penganjur, saya menerima mesej “peringatan utama harian” yang menyenaraikan perkara penting untuk disemak, pengesahan bahan, dan status pengangkutan.
Oleh kerana mereka berfikir selangkah lebih awal, saya tidak pernah panik dan dapat memberi tumpuan kepada kepuasan tetamu dan maklum balas pengurusan.

Kesimpulan: Agensi Pelancongan Yang Baik Mengubah Mesyuarat Menjadi Aset Organisasi
Pengalaman ini membuktikan, menggabungkan mesyuarat dan pelancongan bukan sekadar menjimatkan kos atau meningkatkan pengalaman, tetapi juga peluang mempamerkan kekuatan organisasi.
Dengan rakan seperti G K TRAVEL PTE LTD, yang memahami keperluan perniagaan, pasukan antarabangsa dan perkhidmatan berkualiti tinggi, tenaga setiap peserta dapat dimanfaatkan sepenuhnya.

Lokasi mesyuarat tahun hadapan belum diputuskan, tetapi satu perkara pasti: jika di Singapura, kami tetap akan memilih G K Travel.
Tempahan: 0065 83038023; WhatsApp nombor yang sama